Zusammenarbeit im Team verbessern: 
Holt euch den Elefant in den Raum!

Ein grauer Elefant hält einen roten Luftballon mit Herz.

Vielleicht kennst du eine dieser Herausforderungen:

  • Dein Team ist schon einige Monate gemeinsam für ein Projekt eingeteilt. Du hast aber das Gefühl, alle arbeiten mit „angezogener Handbremse“?
  • Der berühmte „Elefant im Raum“ - einige Personen im Team haben ein Thema, dass unausgesprochen zwischen ihnen steht und einfach nicht gelöst wird?
  • Du denkst, dass Deine Mitarbeitenden oder Kollegen viel besser zusammenarbeiten könnten, wenn sie sich als ein richtiges Team sehen würden?

 

Woran erkenne ich einen Konflikt oder eine Störung im Team?

Manchmal liegt es auf der Hand: Wenn die Kollegen in Meetings laut werden, offen übereinander geschimpft und miteinander gestritten wird. Oft sind es aber auch eher die kleinen Zeichen, die Du nicht übersehen solltest bei Deinem Team:

  • Einzelne Teammitglieder schweigen immer in den Teammeetings und lassen sich auch auf direkte Ansprache hin nicht zu einer Meinungsäußerung bewegen,
  • die Aufgaben werden (in Quantität oder Qualität) immer wieder ungerecht untereinander verteilt,
  • das Team oder Einzelne kommen ungern zur Arbeit oder berichtet von „schlaflosen Nächten“,
  • es wird eher übereinander als miteinander geredet,
  • manchmal wird auch ein Konflikt „überspielt“ durch besonders laute und lustige Gespräche, die dann aber eher immer auf Kosten einer bestimmten Person gehen.

Diese und anderen Anzeichen signalisieren Dir: Hier stimmt etwas nicht.

Es gibt viele Möglichkeiten, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern – Du musst es nur angehen!

Status, Kommunikation, Methodik: Wege, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern

Wenn du erkannt hast, dass es ein Hindernis im Team gibt, ist das super. Denn: Es gibt einige Möglichkeiten, wie Du aktiv beitragen kannst die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und die gute Stimmung sowie die Produktivität wieder anzuheben. Wenn Du es zunächst alleine und ohne einen Trainer oder Coach angehen möchtest, dann kann ein Blick auf folgende Fokus-Punkte helfen:

  1. Aktuellen Status erfassen: Was braucht Dein Team?
  2. Kommunikation verbesern: Wie kann das Team dauerhaft besser miteinander reden und umgehen?
  3. Arbeitsmethodik: Welche Methoden können euch helfen, produktiver zu werden?

 

Im Folgenden findest du zu jedem der drei Punkte Erfahrungen, um die Zusammenarbeit in Deinem Team zu reflektieren. Zusätzlich gebe ich Dir Tipps und Methoden an die Hand, die in der Praxis erprobt sind.

Aktuellen Status erfassen: Was braucht Dein Team?

Wenn zunächst nur die Vermutung im Raum steht, dass es Themen gibt, die die Zusammenarbeit beeinflussen, gilt es der Sache auf den Grund zu gehen. Denn die Ursachen können sehr vielfältig sein.

 

Vergleichsweise einfach auch im eigenen Team zu moderieren ist hierzu eine Retrospektive. Das Wort und auch die Methode findet man in der Regel im Kontext des agilen Arbeiten – Retrospektiven sind unter anderem ein wichtiger Teil im „Scrum“ Framework. 
 

Um das erste Mal eine Retrospektive mit Deinem Team durchzuführen solltest Du mindestens 1,5 bis 2 Stunden einplanen. Du wirst online eine Menge Infos finden, dass es schneller geht -das tut es auch, aber nur durch regelmäßige Übung gemeinsam im Team.

Retrospektiven zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team

Was du brauchst:

  • 3-12 Personen, die im Team zusammenarbeiten
  • 2-3 Flipcharts und die Möglichkeit, die Blätter aufzuhängen (Metaplanwand, Whiteboard oder einfach an der Wand / am Fenster → Befestigungsmaterial nicht vergessen)
  • Einen Raum, in dem das Team gut zusammensitzen kann. Bestenfalls in einer Art Stuhlkreis ohne Tische in der Mitte.

Ablauf:

  • Begrüßung und kurze Check-in Frage, bei der jeder Teilnehmende zur Wort kommen sollte. Zum Beispiel könnte man hier ein Flipchart vorbereiten mit „Sonne / Wolken / Gewitter“ und jeder klebt ein Post-it mit seinem Namen dorthin, wo sich seine Stimmung (mit Blick auf das Team) derzeit befindet.
  • Daten und Themen sammeln und verstehen. 
    Bei diesem Schritt lasse ich die Teammitglieder gerne 5-10 min alleine ,also in Einzelarbeit, auf Klebezettel oder Moderationskarten notieren, welche positiven und negativen Erlebnisse sie die letzten Wochen hatten. Umso konkreter, umso besser!
    Jeder kann dann seine Zettel an die Metaplanwand hängen und kurz erklären. 
    Gemeinsam findet ihr raus, ob es Themenblöcke gibt. Dazu sortiert ihr die Zettel entsprechend um und findet Überschriften zu den Themen. Falls es viele Themen sind, priorisiert ihr. Das funktioniert effizient mit kleinen Klebepunkten: Jedes Teammitglied bekommt 3 Klebepunkte und kann diese nach seinen Prioritäten verteilen
  • Einsichten gewinnen
    Die priorisierten Punkte werden dann in Kleingruppen bearbeitet. Leitfrage: Wie entsteht das Thema / das Problem? Wo kommt es her?
  • Maßnahmen beschließen 
    Wieder in großen Gruppe werden die gefundenen Ursachen und weitere Diskussionsergebnisse vorgestellt. Als Moderator bereitest Du eine Maßnahmenliste vor. So kannst du am Flipchart die Maßnahmen sammeln. Achtung: Konzentriert euch auf die 2-3 wichtigsten Maßnahmen und ordnet zu, wer sie bis wann erledigt.
  • Abschluss und kurze Check-out Frage:
    Hier kann man eine Feedbackrunde machen. Im Tagesgeschäft werden gegen Ende oft alle ungeduldig. Daher bereite ich gerne ein Flipchart mit einer Check-out Frage vor, die ich an die Ausgangstür hänge, zum Beispiel eine Zielscheibe auf der da Team Punkte kleben kann. Sinnvolle Fragestellungen hierzu sind: War die Zeit für Dich gut investiert? Konntest du heute Deine Punkte offen ansprechen?

Viele Ideen rund um eine gelungene Retro findest du hier 
 

Nach eine Retrospektive weißt du also, wo das Team aktuell steht. Und ihr habt auch schon einige Maßnahmen erarbeitet, um die Zusammenarbeit zu verbessern!
 

Achtung: Sollte wirklich ein großer Konflikt zwischen einzelnen Teammitglieder in der Retrospektive auftauchen, sollten weitere Schritte eingeleitet werden um diesen Konflikt zu lösen. Hier kann ein Berater, Mediator oder Coach  hilfreich sein.

Kommunikation: Wie kann das Team dauerhaft besser miteinander reden und umgehen?

„Kommunikation verbessern“ ist deutlich leichter gesagt als getan. Werfen wir mal einen Blick auf die vielen Aspekte, die gute Kommunikation ausmacht:

  • Aktiv zuhören, Paraphrasieren, Rückfragen…
  • Wirklich versuchen zu verstehen, was gesagt wird,
  • echtes Interesse an der anderen Person zeigen,
  • Körpersprache beachten und einsetzen,
  • in den Dialog gehen,statt Monologe zu halten.

Das heißt, die Kommunikation im Team zu verbessern setzt immer voraus, dass jede/r Einzelne an sich und seinen Fähigkeit arbeiten möchte. Um diesen Prozess anzustoßen, stelle ich euch eine Übung vor, die oft einen guten Einstieg in dieses Thema bietet.

Der magische Stab 

Diese Team-Übung hat es in sich! Denn was am Anfang so einfach aussieht ist für viele Teams eine richtige Herausforderung und sorgt für eine angeregte Diskussion, viele Lacher -und die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team ist hinterher spürbar verbessert.
 

Was Du brauchst:

  • 6-12 Personen, die im Team zusammenarbeiten
  • Einen langen (2-3m) Stab, zum Beispiel aus einem leichten Holz. 
    Wenn es praktisch sein soll, weil Du das Teambuilding unterwegs durchführst, kannst du auch einen Meterstab verwenden
  • Platz! Das Team sollte sich locker aufstellen können + mindestens einen Meter außenrum Freiraum haben
  • Ein Flipchart / eine Moderationswand um die Ergebnisse festzuhalten

 

Schritte / Durchführung

  1. Du teilst das Team auf in zwei gleichgroße Gruppen
  2. Die beiden Gruppen stellen sich gegenüber, leicht versetzt
  3. Alle strecken ihre Arme und Zeigefinger aus, so dass alle Zeigefinger in der Mitte eine lange Reihe bilden.
  4. Als Moderator legst du dann den Stab auf die ausgestreckten Zeigefinger.
  5. Anmoderation für das Teambuilding: 
    „Wenn ich „Los“ sage, bewegt ihr den Stab gemeinsam in Richtung Boden und legt ihn dort ab. Es gilt die Spielregel: 
    Die gesamte Zeit müssen alle Personen im Team beide Finger am Stab haben! Verliert jemand den Kontakt zum Stab, muss das gesamte Team wieder von vorne anfangen.“
  6. Weitere Regeln gibt es nicht, das Team darf also reden und sich abstimmen bei dieser Übung → hier siehst Du schon: eine gute Zusammenarbeit im Team ist gefragt!

Achtung: 
Was du jetzt häufig als Moderator erlebst ist, dass der Stab immer höher in die Luft geht!
 

Warum fliegt der Stab immer höher?

Durch die Rahmenbedingungen, dass alle Personen immer zwei Finger am Stab haben müssen, hat jeder Angst den Kontakt zum Stab zu verlieren. Hier ist Zusammenarbeit im Team gefragt! Denn ohne Absprache zwischen den Teammitgliedern oder Ansage von einer Person ist es es nur für extrem gut eingespielte Teams möglich, den Stab abzulegen.


Moderationsanweisungen um die Zusammenarbeit im Team wirklich zu verbessern:

Nach 1-2 Fehlerversuchen, bei denen der Kontakt verloren wurde, unterbrichst Du das Teamspiel. Folgende Fragen könnten dem Team helfen:

  • Was meint ihr, warum euer Stab nach oben „fliegt“?
  • Hat jemand eine Idee, was helfen könnte um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern?
  • Wollt ihr euch kurz absprachen, wie ihr den nächsten Versuch angeht?
  • Wichtig ist auch, das Team zu ermutigen: Ihr seid nicht die ersten, denen es schwerfällt! Und natürlich: „Ja, es ist wirklich möglich“.

Abwandlung dieser Übung:

Du gibst einen Workshop mit mehreren Teams? Dann lass sie gegeneinander antreten! Wer am schnellsten den Stab ablegt (ohne zu schummeln!) gewinnt den Team-Pokal!

Effiziente Arbeitsmethoden für Dein Team

Manchmal ist es ja gar nicht ein großer Konflikt oder ein schwieriges Kommunikationsproblem. Sondern einfach nur die tägliche Zusammenarbeit, die nicht gut funktioniert – vielleicht weil die Teammitglieder verschiedene Arbeitsmethoden gewohnt sind. Oder weil einfach eine klare Vorgabe fehlt, was wie zu tun ist. Das kann verschiedene Gründe haben, die alle zu einem echten Hindernis werden können. Vielleicht kennst Du das:

  • Eine Person geht davon aus, dass alle im Team agil arbeiten können und möchten. Zwei andere Personen kennen aber die Methode gar nicht und verstehen daher nicht, was von ihnen gefordert wird.
  • Es ist zwar ein Ziel für das Team formuliert. Aber irgendwie scheint es nicht richtig verstanden zu sein und wird von jedem Teammitglied unterschiedlich interpretiert.
  • Verschiedene Softwareprodukte werden zur Arbeitsorganisation verwendet – und anstatt über Inhalte wird plötzlich darüber geredet, ob Jira, Teams oder Microsoft Project verwendet werden.

Hier ist es wichtig, das Du für Klarheit sorgst.

Ziele festlegen: Klar sein & Zusammenarbeit im Team verbessern!

Im ersten Schritt muss das gemeinsame Ziel festgelegt werden. Oder das vorgegebene Ziel muss gemeinsam so formuliert und ausgearbeitet werden, dass alle das gleiche Verständnis haben. Ich stelle euch zwei Ideen vor, wie ihr das gemeinsam angehen könnt und so die Zusammenarbeit im Team verbessert:

  • Es gibt bereits ein Ziel? Zum Beispiel von eurem Vorgesetzten oder im Projektsteckbrief?
    Dann teile das Team in zwei Gruppen auf, die getrennt voneinander arbeiten können – am besten in zwei verschiedenen Räumen. Das schriftlich festgelegte Ziel wird ausgedruckt und für jede Gruppe auf ein Flipchart geklebt. 
    Dann bekommt jeder Gruppe die Aufgabe, dieses Ziel in ein SMARTes Ziel umzuschreiben: Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely. 
    Anschließend stellt ihr beide Flipcharts nebeneinander. Gibt es Unterschiede? Gibt es Gemeinsamkeiten? Formuliert nach einer kurzen Diskussion eine gemeinsame Version. 
    Achtung: Dieses neu formulierte Ziel muss dann natürlich nochmal mit dem Auftraggeber abgestimmt werden!
  • Ihr seid noch am Anfang eines Vorhabens oder Projekts? Das Ziel ist bisher einfach noch sehr schwer fassbar?
    Dann ist es eine Option, das Ziel nicht direkt SMART zu beschreiben, sondern sich gemeinsam den Zielzustand vorzustellen. Dieser kann, je nach Inhalt, visualisiert oder mit Worten beschrieben werden. 
    Wichtig ist, konkret zu überlegen: wie wird die Situation sein, wenn wir das Ziel erreicht haben? Was wird sich für unsere (internen oder externen) Kunden ändern, wenn wir das Ziel erreichen? Was sind Unterschiede zu heute? Welche Aspekte sind uns dabei wichtig? 
    Diese Art der Zielerarbeitung hat zunächst eher einen Brainstorming-Charakter. Daher muss nach einer Sammlung aller Ideen wieder Zusammengefasst und priorisiert werden.

Wenn ihr euer gemeinsamen Ziel verstanden und für alle verständlich visualisiert habt, ist es oft hilfreich, bestimmte Arbeits- und Organisationsmethoden festzulegen.

Wie wollen wir unsere Zusammenarbeit organisieren?

Methoden, um als Team besser zusammenzuarbeiten, gibt es einige:

  • Klassisches Projektmanagement mit Gantt-Zeitplänen und To-Do Listen,
  • agiles Projektmanagement mit Sprints, Dailies, Demos und den weiter oben beschriebenen Retrospektiven,
  • die Standard Work Methode aus dem Lean Management, in der man Abläufe festlegt und sich so besser abstimmen kann,
  • und viele mehr….

Wer einen schnellen Einstieg in die verbesserte Zusammenarbeit über Arbeitsmethoden sucht, kann aber auch mit einzelnen Elementen anfangen. Oft bringt es schon viel, Vorlagen zu erarbeiten für bestimmte Dokumente, die man immer wieder braucht. Oder sich im Team auf bestimmte Softwaretools festzulegen. Eine gemeinsame Ablagestruktur zu definieren.

Eine gute Methode zur effizienten Zusammenarbeit im Team möchte ich hier vorstellen:

Aufgaben-KANBAN im Team

In einem „Aufgaben-KANBAN“ oder KANBAN Board werden die Aufgaben des Teams visualisiert. Ziel ist es, Transparenz zu erzeugen über die Themen, die derzeit bearbeitet werden. In Kombination mit einem täglichen kurzen Meeting, häufig auch „Shopfloor“ oder „Daily“ genannt, kann das Team so den Fortschritt zur Zielerreichung sehen und sich gegenseitig unterstützen. 

Was du brauchst

  • Eine (Metaplan)-Wand in eurem Büro, um dort das das Board gestalten zu können
  • Klebezettel
  • Jeden Tag 15-20 min Zeit mit dem Team

Vorbereitung

Auf der Wand wird auf einem großen Brownpaper oder Flipchart das Board aufgezeichnet. Am besten startet ihr mit wenigen Spalten, zum Beispiel

 

Aufgabenvorrat / „Backlog“ I In Arbeit I Erledigt I Wartet

 

Ihr solltet auch einen Klebezettel als Beispiel / Standard vorbereiten. Denn es ist wichtig, dass auf jedem Zettel die folgenden Punkte aufgenommen werden:

  • Worum geht es / Aufgaben
  • Datum 1: Wann habt ihr die Aufgabe auf dem Board aufgenommen?
  • Datum 2: Bis wann muss sie fertig sein?
  • Name: Wer erledigt die Aufgabe → wird hinzugefügt sobald eine Aufgabe vom „Backlog“ nach „in Arbeit“ verschoben wird.

Durchführung

Die Durchführung ist denkbar einfach und verbessert die Zusammenarbeit im Team erheblich: Das Team trifft sich täglich vor dem Board. Neue Aufgaben werden in den Backlog eingesteuert. Die Klebezettel wandern dann in den nächsten Tagen von links nach rechts: ein Teammitglied zieht sich die Aufgabe vom „Backlog“ nach „in Arbeit“, gibt dann täglich einen kurzen Status. Ist die Aufgabe abgearbeitet, wird der Zettel auf „Erledigt“ gehängt. Sollte es Hindernisse geben, können diese im Team diskutiert werden – vielleicht hat jemand einen Lösungsansatz? Wenn die Aufgabe länger auf Zuarbeit aus einem anderen Bereich wartet, wird sie in die Spalte „Warten“ gehängt.

Übrigens: Eine spannende Idee, um Aufgaben-KANBAN oder andere Arbeitsweisen auszuprobieren und zu vergleichen ist ein Team-Kochen. Schaut euch gerne mal unser Angebot hier an.

Ein Konflikt oder Hindernis in der Zusammenarbeit ist nicht nur einfach unangenehm. Die Produktivität wird dadurch schlechter und die wirtschaftliche Situation kann negativ beeinflusst sein, da die Ziele des Teams nicht erreicht werden. Da sich die Situation oft langsam und schleichend verändert, sind oft schon Wochen oder Monate vergangen, bevor die Teamleitung darauf aufmerksam wird oder das Team selber Maßnahmen ergreifen möchte.

Gehe den nächsten Schritte zur besseren Team-Zusammenarbeit!

Bei einem Offsite Workshop in unserer Seminarwerkstatt! Anfragen unter info@seminarwerkstatt-bobingen.de oder telefonisch unter 08234 4339550

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